การศึกษา

บทบาทและหน้าที่ของตำแหน่งเลขานุการในการประชุม

ตำแหน่งเลขานุการในการประชุม เป็นตำแหน่งที่มีความสำคัญยิ่ง เพราะมีบทบาทและหน้าที่ทั้งระยะก่อน ขณะ และหลังการประชุม ดังนี้

1. เตรียมการประชุม ก่อนการประชุมไม่ว่าจะมีจำนวนสมาชิกมากหรือน้อยก็ตาม เลขานุการจะต้องเตรียมการประชุมเพื่อให้เกิดความพร้อมเกี่ยวกับเรื่องต่างๆที่จะประชุม คือ

– การจัดระเบียบวาระการประชุม เลขานุการจะต้องปรึกษากับประธานว่าจะมีเรื่องอะไรบ้างในการประชุม ซึ่งต้องรู้รายละเอียด เมื่อกรรมการซักถามก็พร้อมที่จะอธิบายได้ การจัดวาระใดก่อนหลังจะต้องพิจารณาถึงความสำคัญเร่งด่วนอันดับแรก และต่อไปจึงเป็นเรื่องรองลงมา ปกติควรจัดระเบียบวาระการประชุมพร้อมจดหมายเชิญประชุมส่งให้กรรมการล่วงหน้า อย่างน้อย 7 วัน เพื่อให้กรรมการและสมาชิกได้มีเวลาเตรียมตัว

– กำหนดสถานที่และจัดเตรียมอุปกรณ์ที่จำเป็น จะต้องเตรียมอุปกรณ์ให้เหมาะสมกับจำนวนสมาชิก และส่งเสริมบรรยากาศของการประชุมให้เป็นที่พึงพอใจ  อุปกรณ์การประชุมควรเอื้อต่อประสิทธิภาพของการประชุม เช่น ไวท์บอร์ดพร้อมปากกา ไมโครโฟน เป็นต้น

– การกำหนดวันและเวลา เลขานุการควรสอบถามวันเวลาว่างของทุกคนเพื่อให้ได้สมาชิกที่จะเข้าประชุมให้มากที่สุดแล้วจึงกำหนดวันและเวลาการประชุมให้เหมาะสม

– ส่งหนังสือเชิญประชุมพร้อมระเบียบวาระและรายงานการประชุมครั้งก่อน เพื่อให้สมาชิกได้อ่านและรับรองรายงานการประชุม นอกจากนี้ยังต้องเตรียมเครื่องดื่มสำหรับผู้เข้าประชุม ตามความเหมาะสม

– สอบถามจำนวนสมาชิกที่จะสามารถเข้าร่วมประชุมได้ เพื่อเตรียมความพร้อมให้การประชุมสามารถดำเนินการไปได้บรรลุจุดมุ่งหมาย

2. ขณะดำเนินการประชุม เลขานุการมีบทบาทหน้าที่ดังนี้

– ให้ผู้เข้าประชุมเซ็นชื่อ

– ชี้แจงประเด็นหรือรายละเอียดตามที่ประธานมอบหมาย

– เสนอข้อมูลเพิ่มเติมตามที่ประชุมต้องการทราบ

– จดบันทึกรายงานการประชุมเป็นข้อความตามความเห็นของผู้เข้าประชุม เพื่อเป็นหลักฐานในการดำเนินงานของหน่วยงานนั้นๆ

3. ภายหลังการประชุม เลขานุการต้องจัดทำรายงานการประชุมแล้วส่งให้แก่สมาชิกทุกคนได้รับทราบ

Leave a Reply