เทคโนโลยี

หลักการจัดการฐานข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์

เทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์ได้เปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา วิธีการจัดการฐานข้อมูลก็ได้รับการพัฒนาให้ก้าวหน้าขึ้นไปเป็นลำดับ การจัดการฐานข้อมูลจึงเป็นศาสตร์ที่มีการศึกษาเล่าเรียนกันในหลายๆระดับ การจัดการฐานข้อมูลจะยึดหลักการที่สำคัญ คือ

1.ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล การจัดเก็บข้อมูลเป็นแฟ้ม โดยกระจายอยู่ในหลายๆแฟ้ม มักจะพบปัญหาของการปรับแก้ไขข้อมูล เพราะต้องคอยปรับปรุงข้อมูลให้ครบทุกแฟ้ม มิฉะนั้นจะพบกับปัญหาความซ้ำซ้อนของข้อมูล ซึ่งทำให้การบริหารข้อมูลทำได้ยาก ข้อมูลจึงควรได้รับการออกแบบและเก็บอยู่ในฐานข้อมูลที่ใดที่เดียว เพื่อลดการซ้ำซ้อน

ในการกำหนดรูปแบบข้อมูล จะต้องทำให้ข้อมูลทั้งฐานข้อมูลเป็นรูปแบบเดียวกัน เช่น การกำหนดข้อมูลชื่อ ให้ใช้ชื่อแล้วเว้นช่องว่างจึงเป็นนามสกุล และมีตำแหน่งต่อท้ายแทนการขึ้นต้น เช่น พ.ท. สมชาย ดีใจ เก็บเป็น สมชาย ดีใจ พ.ท. เป็นต้น เมื่อมีการกำหนดรูปแบบข้อมูลที่ชัดเจน และถือปฏิบัติใช้ทั้งฐานข้อมูลก็จะลดปัญหาการจัดการฐานข้อมูลลงไปได้มาก ทำให้ข้อมูลเป็นกลาง และใช้ร่วมกันได้ นอกจากนี้ยังมีหลายสาเหตุที่อาจก่อให้เกิดความซ้ำซ้อนของข้อมูลในฐานข้อมูล ซึ่งจะต้องคำนึงถึงการออกแบบฐานข้อมูล

ข้อมูลจะต้องใช้งานได้กับผู้ใช้หลายๆประเภท หรือหลายแบบ เช่น ข้อมูลในฐานข้อมูลของจังหวัด จะต้องใช้ได้ทุกอำเภอ

ความต้องการข้อมูลของแต่ละหน่วยงาน อาจมีรายละเอียดที่แตกต่างกัน เช่น แผนกขายต้องการชื่อ และที่อยู่ของลูกค้า เพื่อติดต่อส่งเสริมการขาย แผนกติดตามหนี้ต้องการได้รายละเอียดเกี่ยวกับประวัติหนี้ค้างของลูกค้า

การเรียกชื่อข้อมูล อาจจะเรียกแตกต่างกัน เช่น ชื่อสินค้า อาจเรียกได้หลายอย่างในชื่อสินค้าเดียวกัน

2. กำหนดมาตรฐานข้อมูล ในการสร้างฐานข้อมูลจะต้องให้ข้อมูลที่จัดเก็บเป็นมาตรฐาน มีการกำหนดรหัสที่เป็นมาตรฐาน มีการกำหนดคำหลัก (keyword) หรือค่าที่ใช้แทนข้อมูลอย่างเดียวกัน เพื่อให้ได้ความหมายต่อการใช้งานได้ดี

3. มีระบบป้องกันความปลอดภัยของข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลจำเป็นต้องแบ่งระดับความสำคัญของข้อมูล เพื่อกำหนดผู้ใช้ มีการควบคุมข้อมูล เพื่อบ่งบอกว่าใครจะเป็นผู้แก้ไข หรือปรับปรุงข้อมูลได้บ้าง มีการบันทึกประวัติการแก้ไขข้อมูลเพื่อตรวจสอบ ข้อมูลที่จัดเก็บนั้นอาจมีความสำคัญ ดังนั้นการแก้ไขหรือรับปรุงข้อมูลโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์อาจทำให้ข้อมูลเสียหายได้

4. มีความเป็นอิสระจากโปรแกรม ระบบจัดการฐานข้อมูลที่ดี จะต้องเป็นระบบที่ข้อมูล และฐานข้อมูลมีความเป็นอิสระจากโปรแกรม ทำให้สามารถใช้โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลใดๆ จัดการฐานข้อมูลได้ การออกแบบที่ยึดหลักให้ข้อมูลเป็นอิสระนี้ ทำให้ข้อมูลใช้ได้กับคอมพิวเตอร์ทุกรูปแบบ

5. รวมข้อมูลเป็นฐานข้อมูลกลาง แต่เดิมมีการเก็บข้อมูลแยกเป็นแฟ้มกระจัดกระจาย จึงต้องเก็บข้อมูลด้วยเทป แต่ในปัจจุบัน ด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัยสามารถรวบรวมข้อมูลเข้าด้วยกันเป็นฐานข้อมูลกลาง ทำให้ระบบการทำงานใช้ข้อมูลร่วมกันได้

การดำเนินงานฐานข้อมูลจะต้องมีการจัดการเตรียมข้อมูลและบริหารข้อมูล โดยจัดแบ่งแยก ปรับปรุงข้อมูล และตรวจสอบความถูกต้อง หน้าที่หลักของผู้บริหารฐานข้อมูล จึงประกอบด้วย การจัดเก็บข้อมูล การติดต่อประสานงานกับแหล่งข้อมูล และที่มาของข้อมูล ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล แบ่งกลุ่ม จัดลำดับ กำหนดรหัสข้อมูล สรุปผลทำรายงาน คำนวณ เก็บรักษาข้อมูล โดยต้องคำนึงถึงความปลอดภัย และเชื่อถือได้ของข้อมูล การค้นหาข้อมูล การสำรวจข้อมูล การเผยแพร่แจกจ่ายข้อมูล

Leave a Reply