การศึกษา

การตอบปฏิเสธเพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่ดี

ในการคบหาหรือติดต่อกับบุคคลอื่นนั้น ในบางครั้งเราอาจจะมีความจำเป็นต้องตอบปฏิเสธบ้าง เมื่อเป็นเรื่องที่เราไม่สามารถกระทำได้ หรือเกินขีดความสามารถหรือเป็นเรื่องที่ไม่ควรแก่การสนใจ แต่อย่างไรก็ตาม การตอบปฏิเสธอาจจะมีผลต่อสัมพันธภาพที่ดีต่อกันได้ เพราะโดยธรรมชาติแล้วมนุษย์ไม่อยากได้รับคำตอบปฏิเสธและยิ่งเป็นการติดต่อสัมพันธ์กันในทางธุรกิจแล้ว สัมพันธภาพที่ดีต่อกันเป็นเรื่องที่ควรสร้างและรักษาไว้ให้ดีที่สุด แต่ถ้าหากเรามีความจำเป็นที่จะต้องตอบปฏิเสธก็ควรจะมีหลักการในการตอบปฏิเสธ เพื่อไม่ให้เป็นการทำลายความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน

การตอบปฏิเสธเพื่อรักษามนุษยสัมพันธ์จึงควรปฏิบัติดังนี้ คือ

1 ควรมีเหตุผลในการปฏิเสธ เพื่อที่จะให้ผู้ที่ได้รับการปฏิเสธเห็นว่าเป็นความจำเป็นจริงๆ

2 ไม่ควรตอบปฏิเสธทางโทรศัพท์ เพราะอาจทำให้สนทนาไม่กระจ่างชัด ไม่ได้เห็นสีหน้าท่าทางประกอบ ซึ่งอาจทำให้ผู้รับการปฏิเสธไม่เห็นถึงความจริงใจ

3 ควรชี้แจงเหตุผลที่ทำให้ต้องปฏิเสธ และให้ความหวังแก่ผู้ที่ได้รับการปฏิเสธว่าในโอกาสต่อไปจะร่วมมือด้วย

4 ถ้าต้องตอบปฏิเสธด้วยการเขียนจดหมาย ข้อความในจดหมายควรประกอบด้วย

1)    คำขอโทษและเสียใจที่ต้องตอบปฏิเสธ

2)    ขอบคุณที่เชิญชวนและเห็นถึงประโยชน์ในการร่วมมือ

3)    ให้เหตุผลที่ไม่สามารถจะร่วมมือด้วยได้

4)    ควรมีข้อความที่แสดงว่า หากมีสิ่งใดที่จะร่วมมือกันได้อีกในโอกาสต่อไปก็ควรจะให้ติดต่อกันอีก เพื่อความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน

5 การปฏิเสธควรให้ทันท่วงที ไม่ควรปล่อยเวลาให้ช้าไป เพราะจะทำให้เสียความสัมพันธ์อันดีต่อกัน

Leave a Reply